Key Performance Indicator (KPI) menjadi alat untuk memantau produksi barang di industri. KPI menjadi indikator untuk mengukur bisnis dalam mencapai tujuan tertentu. 

Katakanlah. perusahaan manufaktur memasang target memproduksi baja karbon rendah sebanyak 16 juta ton per tahun. Dari sini, Production Planning and Inventory (PPIC) akan menurunkan menjadi langkah-langkah kerja.

Langkah-langkah kerja ini nanti menjadi indikator apakah produksi sudah mencapai KPI. Jika tidak, PPIC kesulitan mengevaluasi performa tim produksi. 

Pada pembahasan ini akan menjabarkan tujuan KPI untuk PPIC dan indikator penilaian yang bisa dipakai.

Key Performance Indicator

KPI adalah nilai yang menunjukan seberapa baik perusahaan mencapai tujuan bisnisnya. KPI digunakan untuk memantau, identifikasi masalah, dan membuat keputusan berdasarkan performa masa lalu.

Pada ranah production planning, KPI membantu mencari celah masalah agar pengoperasian berjalan dengan efisien. 

Efisiensi produksi menjadi kunci untuk keberlangsungan industri di masa mendatang.

Peran KPI dalam Production Planning

KPI berperan penting dalam keberhasilan operasional produksi. Dengan memantau KPI, PPIC dapat membuat analisis SWOT berbasis data untuk rencana di masa mendatang.

Pada ranah production planning, KPI berguna untuk mengukur produktivitas. Bentuk dari produktivitas adalah efektivitas penggunaan alat hingga pemahaman penggunaan alat. 

Peran kedua dari KPI adalah Quality Control (QC). Bentuk dari QC adalah memantau kualitas produk dan identifikasi masalah selama produksi. 

Apabila ditemukan cacat produk. PPIC staff langsung melakukan perbaikan untuk mengurangi persentase produk cacat. Jika industri menghasilkan produk minim tingkat cacat, maka kualitas produksi dapat meningkat.

Peran KPI lainnya adalah masalah budgeting. Dari sini, PPIC berkontribusi untuk mengatur anggaran supaya bisa mencapai target produksi. 

Bentuk tindakannya adalah menentukan biaya produksi per unit, identifikasi peluang efisiensi biaya, serta memaksimalkan aktivitas yang dapat meningkatkan laba perusahaan.

Tidaknya masalah keuangan, KPI dalam production planning juga fokus pada pengiriman barang. Hal ini dikarenakan industri harus mendistribusi barang hasil produksi ke distributor atau konsumen. 

Performa pengiriman dapat dilihat dari ketepatan waktu pengiriman barang. Apakah pengiriman barang sampai tepat waktu. 

Dengan memantau jalur pengiriman barang PPIC dapat menemukan permasalahan supply chain yang berpotensi menyebabkan keterlambatan barang.

Indikator KPI Production planning

Dalam memasang KPI production planning, Anda perlu memasang indikator yang diperlukan. 

Secara umum ada 10 metrik KPI untuk production planning yang dipakai di industri manufaktur. 

1. Inventory turnover

Inventory turnover (Inventory velocity) mengukur seberapa cepat persediaan perusahaan terjual dan terisi ulang dalam periode tertentu. Mudahnya adalah seberapa sering barang di perusahaan keluar masuk akibat aktivitas ekonomi.

Tingginya inventory turnover mengindikasikan production planning berjalan efisien. Sedangkan apabila nilai turnover rendah mengindikasi stok barang numpuk.

Menghitung nilai inventory turnover dapat memakai rumus

Inventory turnover = Cost of Goods Sold (COGS) / Average Inventory Value

Cost of Goods Sold (COGS) menunjukan biaya produksi barang yang terjual selama periode tertentu. 

Average Inventory Value adalah nilai rata-rata persediaan barang dalam periode tertentu.

Metrik ini dipakai untuk menentukan seberapa cepat barang barang produksi berpindag tempat.

Makin tinggi inventory turnover semakin efisien sistem production planning yang dibuat oleh PPIC.

2. Lead time

Lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan siklus proses produksi. Dalam bahasa bisnis, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat produk sampai produk ke tangan konsumen.

Lead time mencakup semua langkah dalam siklus produksi seperti pengadaan bahan, produksi quality control, dan packaging. Setiap aktivitas dapat dilacak untuk mengidentifikasi seberapa efisien proses produksi yang berjalan.

Secara matematis, lead time dirumuskan sebagai berikut

Lead Time = Delivery Date - Order Receipt Date

3. Cycle time

Cycle time adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit dari awal sampai selesai. Berbeda dengan lead time, cycle time fokusnya di produksi barang per unit.

Metrik ini dipakai untuk membantu mengidentifikasi masalah selama produksi supaya proses produksi berjalan optimal. Dengan demikian, PPIC dapat menentukan waktu untuk produksi per unit.

Menghitung cycle time dimulai dengan mencatat jadwal mulai produksi per unit dan berakhir dalam satu unit.

Secara matematis, cycle time memakai rumus

Cycle Time = Finish time - Start time

4. Capacity Utilization

Capacity Utilization mengukur banyaknya kapasitas produksi yang dimanfaatkan pada waktu tertentu. Metrik ini berguna untuk menilai efisiensi produksi untuk memaksimalkan output.

Melalui nilai Capacity Utilization, PPIC menemukan cara bagaimana melakukan efisiensi produksi. Cara menghitungnya adalah menghitung persentase perbandingan antara output aktual dengan output potensial.

Secara matematis, Capacity Utilization dirumuskan sebagai berikut

Capacity Utilization = (Actual Output / Potensial Output) * 100%.

Semakin tinggi persentase capacity utilization, makin efektif kapasitas produksi yang dimanfaatkan. Apabila persentase Capacity Utilization rendah maka pemanfaatan sumber daya belum optimal. 

5. On-Time Delivery

On-Time Delivery mengukur seberapa sering pengiriman barang datang tepat waktu. Metrik ini penting untuk menjaga kepuasan dan loyalitas pelanggan.

PPIC dapat melacak metrik ini dengan memasukan nomor resi. Anda dapat memantau perjalanan barang melalui aplikasi. 

Sistem nomor resi untuk memberi kenyamanan pada pelanggan, dan menantau performa pengiriman barang.

6. Stockout Rate

Stockout rate adalah penilaian untuk menentukan tingkat persediaan agar produksi dapat berjalan. 

Menghitung stockout rate dilakukan dengan mencari persentase jumlah kehabisan stok dengan jumlah total pesanan penjualan selama periode tertentu. 

Secara matematis, stockout rate dapat dihitung menggunakan persamaan berikut

Stockout Rate = Number of Out of Stocks / Total Sales Order) * 100%

Dengan tahu persentase stockout rate, PPIC dapat mengoptimalkan strategi managemen inventaris untuk menghasilkan produk berkualitas

7. Order fullfillment time

Order fulfillment time adalah cara mengukur waktu untuk memproses, memproduksi, dam mengirim barang kepada konsumen. Ini adalah indikator yang mempengaruhi kepuasan konsumen.

Order fulfillment time melibatkan total waktu untuk setiap langkah proses pemenuhan. Hal ini terlihat dari catatan waktu ketika menerima pesanan sampai produk ada di tangan konsumen. 

Rumus menghitung order fulfillment time adalah sebagai berikut

Order Fulfillment Time = Order Processing Time + Manufacturing Time + Delivery Time

8. Work-in-Progress (WIP)

WIP adalah indikator untuk mengukur jumlah pekerjaan yang belum selesai dalam proses produksi. Metrik ini membantu mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan memastikan alur kerja berjalan lancar.

Cara mengukur WIP dengan menghitung nilai bahan, tenaga kerja, biaya overhead selama produksi tetapi belum dikonversi menjadi barang jadi.

Nilai WIP yang tinggi mengindikasi adanya pemborosan atau hambatan dalam proses produksi. Nilai WIP yang rendah mengartikan sistem produksi sudah efisien.

Secara matematis, work-in-progress (WIP) dirumuskan sebagai

WIP = Nilai WIP awal + Manufacturing Cost = Cost of Goods Manufactured (COGM)

9. Production Cost per Unit

Biaya produksi per unit menghitung rata-rata pengeluaran untuk memproduksi satu unit. Variabel ini berguna untuk identifikasi cara meningkatkan profit sekaligus memangkas biaya.

Cara menghitung biaya produksi per unit adalah membagi total biaya produksi dengan jumlah total unit yang diproduksi dalam satu periode.

Total biaya produksi meliputi material bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead. 

Secara matematis, production cost per unit dituliskan sebagai berikut

Production Cost per Unit = Total Production Cost / Total Units Produced.

10.  Yield Rate

Yield rate adalah metrik untuk mengukur persentase produk yang diproduksi untuk memenuhi standar kualitas. Jika yield rate tinggi maka proses produksinya berjalan efektif dan menghasilkan produk berkualitas.

Cara menghitung yield rate adalah menghitung persentase  jumlah unit yang diterima, dibagi total unit yang dimulai. 

Data yield rate memberikan informasi terkait kualitas dan efektivitas proses produksi untuk mengoptimalkan hasil produksi di masa mendatang.

Secara matematis, menghitung yield rate memakai rumus berikut ini

Yield Rate = (Number of Acceptable Units / Total Units Started) * 100%.

Menyusun KPI untuk Production Planning dengan PPIC Training

KPI adalah nilai yang menunjukan seberapa baik perusahaan mencapai tujuan bisnis. Industri memakai KPI untuk memantau kinerja produksi selama periode tertentu.

Penyusunan KPI untuk production planning disesuaikan dengan ketersediaan bahan baku, anggaran, pengiriman, dan produktivitas produksi. 

PPIC Training membantu PPIC Staff dan PPIC Manager menyusun KPI untuk rencana produksi mendatang. Salah satu materi PPIC Training Engineering Academy adalah KPI for Production Planning.

Langsung saja kunjungi Engineering Academy untuk mencari informasi dan registrasi karena persediaan terbatas.