Dalam sebuah proyek, terdapat satu orang yang memegang tanggung jawab dari awal hingga proyek selesai. Sosok tersebut adalah seorang project manager. Posisi ini selalu ada dalam perusahaan, yang membedakan adalah penyebutannya saja.

Seorang project manager merupakan pekerjaan yang cukup berat karena mengatur jalannya proyek dari awal hingga selesai. Ia juga membawahi berbagai divisi yang terkait, salah satunya divisi engineering.

Bagaimana caranya menjadi seorang project manager?

Project manager memiliki dua bekal utama yaitu hard skill dan soft skill. Satu sisi harus paham bagaimana cara berinteraksi dengan manusia serta memiliki pemahaman teknis. Untuk itu, kamu harus tahu kemampuan apa saja yang dimiliki oleh project manager? Apa saja itu?

1. Leadership

Leadership (kepemimpinan) adalah kemampuan seseorang dalam memimpin grup, kelompok, maupun organisasi. Selama kuliah, pelatihan kepemimpinan terus digaungkan ketika gabung organisasi mahasiswa. Selain itu, perusahaan-perusahaan mencari bibit unggul dengan membuat pelatihan kepemimpinan.

Kepemimpinan juga bukan berarti selalu dibelakang dan mengawasi 24 jam non stop atau micro-control. Satu sisi project manager harus menuntaskan proyek sesuai deadline, namun di sisi lain harus membangun suasana kerja yang kondusif.

2. Risk management

Sama halnya dengan manusia, proyek juga gak selalu berjalan dengan lancar. Selama berproses akan selalu ada hal yang mengganggu dan menimbulkan drama. Khususnya drama yang datang diluar kuasa kita seperti pengiriman barang telat dari jadwal.

Keterlambatan barang menimbulkan berbagai risiko antara lain proyek mandek, harga sewa menambah, dan pekerjaan lainnya jadi tertunda. Untuk meminimalisir risiko pekerjaan, project manager perlu memperhitungkan segala risiko yang muncul. Serta mencari solusi alternatif supaya tetap berjalan dengan lancar.

3. Decision making

Turunan dari leadership adalah mampu membuat keputusan. Hal ini mengacu pada bagaimana project manager mengatasi masalah selama pengerjaan proyek berlangsung.

Melansir dari tomps.id, ada enam tahapan dalam menentukan decision making yaitu

• Memetakan masalah utama sedetail dan sejelas mungkin
• Tentukan beberapa solusi penyelesaian dari permasalahan yang muncul
• Kenali risiko, kelebihan dan kelemahan ketika menggunakan solusi tersebut
• Memetakan pihak mana (divisi) yang paling berpengaruh ketika menerapkan solusi yang dipakai untuk menyelesaikan masalah yang terjadi
• Buat dokumentasi tentang menerapkan solusi, hasil analisa dan evaluasi masalah agar jadi pertimbangan di kemudian hari
• Mengevaluasi sejauh mana solusi penyelesaian dapat mencapai tujuan proyek

4. Negosiasi

Negosiasi bukan sekadar tawar-menawar supaya dapat harga murah. Dalam kasus project manager, negosiasi mencakup hal apapun termasuk menghadapi orang. Seperti yang dikatakan sebelumnya, akan selalu ada risiko datang diluar kuasa kita.

Sebagai ilustrasi, investor meminta sesuatu secara dadakan dan berpotensi mempengaruhi pekerjaan. Tentunya bikin pusing karena harus mikirin banyak pihak. Jika tidak, dapat merusak jadwal yang sudah disusun serta melahirkan drama baru. Maka, kemampuan bernegosiasi sangatlah krusial.

5. Budgeting

Selain memperhitungkan resiko, seorang project manager juga mampu memperhitungkan dan membuat anggaran. Tentu anggarannya harus masuk akal karena dipakai untuk memenuhi kebutuhan proyek dari awal sampai selesai.

Mengatur uang itu susah-susah gampang. Banyak godaannya. Dan tentu beresiko ketika uang habis duluan sebelum proyek selesai. Sehingga sangat penting seorang project manager mampu mengelola keuangan.  

6. Komunikasi

Komunikasi disini bukan sekadar ngobrol sama teman, keluarga atau pacar. Yang dimaksud disini adalah komunikasi dalam urusan pekerjaan. Sebanyak 90% kerjaan project manager dihabiskan untuk membicarakan proyek kepada divisi terkait.

Setiap divisi memiliki gaya komunikasi dan cara berpikir yang berbeda-beda. Dengan demikian, cara berkomunikasinya harus jelas dan dapat dipahami oleh semua kalangan sehingga pesan tersampaikan dengan baik.

7. Team Building

Seorang project manager berperan penting untuk mebangun kerjasama tim. Dalam sebuah proyek selalu melibatkan banyak pihak baik internal maupun eksternal. Salah satu caranya dengan menerapkan leadership yang baik.

Membangun kerja sama tim dengan orang yang berbeda pemikiran bukan pekerjaan semalam jadi. Ada usaha, sikap dan keterbukaan yang ditunjukan seorang project manager. Tentunya akan berdampak besar dalam proyek jika tim dapat terbentuk dengan baik.

8. Task Management

Pengaturan tugas merupakan komponen yang membuat proyek dapat berjalan dengan lancar. Tugas yang diberikan dapat bersifat jangka pendek sampai jangka pandang. Tingkat kesulitannya dan deadline sangat bervariasi

Tugas juga harus mendapatkan diatur dengan bai. Tujuannya dari manajemen tugas adalah memaksimalkan produktivitas sesuai dengan SDM yang tersedia. Walau terkesan sepele, namun bisa menentukan prioritas agar gak keteteran di kemudian hari.

9. Quality Management

Kegiatan ini meliputi pengawasan pekerjaan yang diperlukan untuk mengirim hasil pekerjaan yang ditunjukan dalam dokumen proyek. Manajemen kualitas (quality management) sering terabaikan oleh project manager mengingat tugasnya yang beragam.

Terlalu fokus mengejar deadline membuat pengawasan kualitas jadi kurang maksimal. Padahal ini adalah pekerjaan dasar dari project manager. Walau bagus menyelesaikan pekerjaan sebelum batas waktu, namun sangat disayangkan kalau hasilnya kurang memuaskan

10. Penjadwalan

Terakhir, project manager membutuhkan kemampuan membuat jadwal pekerjaan dari awal hingga selesai. Menentukan deadline pekerjaan supaya bisa selesai sesuai dengan yang direncanakan. Jadwal yang bagus adalah jadwal yang realistis serta terukur. Tujuan dari penjadwalan yang realistis dan terukur adalah untuk mengelola SDM yang ada agar proyek berjalan sesuai dengan waktu yang disepakati.

Zaman sekarang, membuat timeline pekerjaan gak perlu lagi memakai kertas. Selain merepotkan, kondisi WFH memaksa project manager harus membuat jadwal dengan efisien. Salah satu aplikasi yang bisa dipakai adalah Microsoft Project.

Anak Teknik Indonesia memiliki e-course tentang Project Management & Schedulling With Ms. Project. Materi bisa diakses kapan saja dengan format video. Apabila kamu bercita-cita menjadi project manager, langsung saja klik link di sini.