Pemerintah Indonesia memberlakukan perkuliahan secara daring (online) akibat pandemi Covid-19. Hal ini dilakukan untuk mengurangi penyebaran virus serta menciptakan klaster baru.

Perkuliahan online membuat mahasiswa harus mengirim tugas/laporan/ draft skripsi lewat email atau tempat yang sudah disediakan oleh dosen.

Walau mengirim tugas secara online bukan berarti kamu leluasa dengan bebas. Kamu gak bisa sembarangan ngirim tugas tanpa tata krama. Apabila gak ada pengantar, kamu bisa kena label mahasiswa yang gak sopan.

Biar bagaimanapun, kamu sedang menghubungi dosen sehingga penting mengutamakan sopan santun. Maka gaya komunikasi harus formal.

Dengan demikian, kamu wajib tahu tata cara mengirim tugas kepada dosen lewat email. Jangan khawatir karena Anak Teknik ngasih tahu tata cara ngirim tugas lewat email yang dilansir dari kompas.com. 

1. Ikuti format pengiriman tugas dari Dosen

Setiap dosen memiliki format pengiriman tugas yang bertujuan memudahkan pengecekan. Umumnya format yang sering dipakai adalah Nama_Nim_Matkul_Kelas.

Terkadang dosen juga meminta judul subjek email dan badan email. Jadi lakukanlah sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati.

2. Menggunakan bahasa formal

Gaya komunikasi dengan dosen wajib memakai bahasa formal. Ciri-ciri pengunaan bahasa formal yaitu pembuka, isi, dan penutup. Baik tatap muka atau daring tetaplah pertahankan memakai bahasa formal.

Ketika mengirim email,tetaplah memakai kalimat salam seperti kamu chat lewat WhatsApp. Yang gak kalah penting, perhatikan struktur kalimat yang jelas.

3. Perkenalkan diri terlebih dahulu

Walau kamu adalah mahasiswa beliau bukan berarti dosen bisa mengenalimu dengan mudah. Pasalnya kamu bukanlah satu-satunya mahasiswa yang nyariin dia. Maka penting untuk memperkenalkan diri agar kamu gak dianggap sosok asing oleh dosenmu.

Kamu hanya perlu memperkenalkan diri dengan spesifik. Cukup katakan nama, nim, angkatan, kelas, dan matakuliah untuk perkuliahan. Gak hanya masalah kuliah, kamu bisa memakai format untuk kebutuhan akademikmu.

4. Sampaikan tujuanmu dengan jelas

Basa-basi merupakan hal yang diajarkan kepada kita ketika berinteraksi sosial. Namun jadi masalah apabila kamu lebih banyak basa-basi dariapda mengutarakan maksud tujuanmu. Tentunya itu mempengaruhi pandangan dosen tentang dirimu.

Maka dari itu, kamu harus bisa mengutarakan tujuanmu dengan jelas ketika menghubungi dosen. Pasalnya kamu bukan satu-satunya mahasiswa yang mengambil mata kuliah beliau. Utarakan tujuanmu dengan baik, jelas dan terperinci. 

Salah satu contoh format yang bisa kamu gunakan adalah “Berikut saya lampirkan laporan penelitian dan kegiatan yang sudah dilakukan pada (hari/bulan/tahun)”.  Tujuannya supaya membantu dosen mengingat siapa kamu dan apa keperluanmu.

5. Tetaplah sopan dan bersikap baik

Walau berkomunikasi secara online, jangan lupa tetap bersikap baik dan menjunjung sopan santun. Pasalnya kamu sedang berbicara dengan dosen, sosok yang lebih tua dari kamu.

Hindari penggunaan kata-kata dengan unsur menuntut, memerintah, atau memaksa. Selain mengganggu, kamu bisa dicap sebagai mahasiswa yang gak punya tata krama. Gebetan aja bisa kabur ketika kamu memaksa, apalagi dosen.

Pekerjaan dosen antara lain mengajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Jadi kamu harus paham kalau beliau lama membalas pesan. Dan jangan lupa mengucapkan terima kasih sebagai pertanda hubungan baik.

6. Koreksi lagi sebelum mengirim

Hal terpenting sebelum mengirim adalah cek kembali termasuk format file, struktur bahasa,  tujuan, dan penutup. Pastikan semuanya sudah sesuai. Untuk mengindari kesalahan, kamu bisa mencari format dari internet atau ketik di notes terlebih dahulu.

Perguruan tinggi biasanya sudah membuat format tata cara berkomunikasi dengan dosen. Bahkan ada yang memasukan dalam mata kuliah etika profesi. Untuk cari aman, gunakan format tata cara komunikasi yang sudah diberikan kampus. Selain menjaga mutu komunikasi juga mempermudah mahasiswa berkomunikasi dengan dosen.

Satu hal yang harus dipahami adalah mengirim email ke dosen sesuai etika gak membuat beliau langsung fast respons. Tetapi hanyalah salah satu cara membangun hubungan baik dengan dosen.  Selamat mempraktikkan.