Sebuah proyek bisa dikatakan berjalan dengan baik ketika memiliki time schedule yang baik. Time schedule adalah media perencanaan pengerjaan proyek yang sudah terjadwal. Jika tidak terjadwal dapat mengakibatkan proyek mandek dan molor sampai waktu yang gak ditentukan.

Time Schedule dapat digunakan untuk alat pengatur pelaksanaan proyek secara menyeluruh agar pengerjaan dapat sesuai dengan kontrak dan waktu yang telah disepakati oleh project manager dan owner. Penjadwalan ini meliputi durasi jam kerja, estimasi menyelesaikan pekerjaan.

Dalam proyek konstruksi, seorang project manager harus mampu membuat jadwal pengerjaan secara terperinci. Pasalnya ini adalah salah satu skill yang dimiliki oleh pemimpin proyek.

Bagaimana cara membuat Time Schedule Proyek

Membuat time schedule pada dasarnya adalah memasukan perencanaan yang sudah tersusun secara berurutan dan melibatkan kebutuhan item untuk pekerjaan. Dan dilengkapi dengan durasi pekerjaan baik hitungan hari, minggu, atau bulan.

Selain itu, adanya time schedule dapat  untuk alat presentasi kepada klien, owner, dan seluruh divisi yang terkait dalam suatu proyek. Dengan begitu, kamu dapat mengutarakan keseluruhan kegiatan secara terukur.

Dan inilah urutan cara membuat time schedule.

1. Tentukan tujuan proyek

Tuliskan yang ingin dicapai dalam proyek. Apa saja yang membuat proyek tersebut dianggap berhasil. Dengan menentukan tujuan pengerjaan diharapkan dapat fokus menyelesaikan pekerjaan.

Selain itu, menentukan tujuan proyek dapat memaksimalkan efisiensi sumber daya yang tersedia. Alhasil, proyek dapat berjalan sesuai dengan yang sudah direncanakan.

2. Identifikasi semua stakeholders yang terkait

Pengerjaan proyek tidak hanya melihat satu dua orang saja. Namun ada bagian-bagian yang terkait walau kontribusinya sedikit. Sebagai contoh adalah urusan perijinan dan sewa barang. Kehadirannya memang sebentar namun bisa berbuntut panjang jika administrasinya bermasalah.

Maka, penting sekali bagi project manager untuk memastikan siapa saja yang terlibat dalam proyek. Walau urusannya hanya pinjam-meminjam logistik.

3. Tentukan deadline akhir

Menentukan batas tenggat pengerjaan juga gak bisa disepelekan. Karena biar bagaimanapun proyek harus diselesaikan dalam waktu tertentu. Salah satu cara adalah dengan memasang deadline.

Target deadline bisa bervariasi mulai dari hitungan hari, minggu atau bulan. Semuanya tergantung dengan tingkat kesulitan pekerjaan. Tujuan lain dari deadline agar memudahkan project manager mengatur ritme kerja.

4. Buat daftar langkah-langkah prosedur atau tugas

Mengerjakan proyek besar gak bisa selesai dengan sekejap seperti dongeng Roro Jonggrang. Akan ada tugas-tugas yang harus dituntaskan terlebih dahulu. Pengerjaannya bisa secara berurutan atau memakai skala prioritas.

Cara untuk memastikan semua tugas terselesaikan adalah dengan membuat standar operasional prosedur (SOP) pengerjaan. SOP bertujuan untuk menjelaskan rincian tetap tentang aktivitas pekerjaan. Dengan demikian, proyek dapat berjalan dengan lancar.

5. Membentuk dan menunjuk koordinator untuk mengawasi divisi tersebut

Project manager gak bisa selalu mengawasi tiap divisi. Ia pasti membutuhkan seorang untuk mengemban tanggung jawab sebagai koordinator divisi. Maka, ada baiknya sebelum pengerjaan dimulai sudah ada nama-nama penanggung jawab divisi terkait.

Dalam mendelegasi penanggungjawab, ada kemungkinan kolega sedang mengerjakan proyek lain di waktu yang sama. Sehingga perlu memperhatikan beban kerja yang diberikan. Apabila kolega memiliki beban kerja berlebih dapat mengakibatkan proyek gak berjalan dengan maksimal

6. Tetapkan deadline untuk setiap tugas

Tugas-tugas jangka pendek atau menengah dapat membantu jika sudah menentukan deadline. Jabarkan berapa lama tugas tersebut bisa selesai agar menghindari dari penundaan pekerjaan yang berdampak pada produktivitas.

Membuat urutan pekerjaan bisa menjadi pertimbangan supaya dapat menjaga ritme kerja yang baik. Serta ada tugas tertentu yang hanya bisa dikerjakan jika tugas sebelumnya telah diselesaikan dengan baik.

7. Gunakan software bersama untuk mengawasi keseluruhan proyek

Setelah membuat time schedule, penting untuk seluruh divisi terkait mengetahui proyek yang Anda rencanakan. Tujuannya agar seluruh divisi yang terlibat dapat memantau dan memahami tugas masing-masing. Maka, penting untuk memiliki dan mengoperasikan software untuk manajemen proyek.

Salah satu software yang dapat untuk membuat time schedule adalah Microsoft Project. Anda bisa belajar lebih dalam soal time schedule dengan cara gabung e-course Project Management & Scheduling With Ms.Project dari Anak Teknik Academy.

Materi dapat diakses kapan saja dan dimana saja hanya lewat genggaman ponsel dengan total 19 video. Dapatkan kelas e-course Project Management & Scheduling With Ms.Project dari Anak Teknik Academy lewat LINK di bawah ini.

e-course Project Management & Scheduling With Ms.Project

Itulah tips cara membuat time schedule dari penentuan tujuan hingga penggunaan software. Hal sederhana tetapi penting karena menyangkut keseluruhan pengerjaan proyek. Harapannya agar proyek dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan.